Erweitern Sie Ihr
Leistungsspektrum

EPRO³ Guardbook vereinigt Online Wachbuch, Störungsmanagement, Maßnahmeplanung und Beschwerdemanagement, Besuchermanagement, Schlüsselbuch, Aufgabenmanagement und viele weitere Funktionen in einer einfach zu bedienenden Online Software.

Mit klar gegliederten und übersichtlichen Berichten schaffen Sie Transparenz und haben jederzeit belastbare Dokumentationen zur Hand.

Hier erhalten Sie einen Überblick über den
Funktionsumfang von EPRO³ Guardbook:

Elektronisches Wachbuch

EPRO³ Guardbook stellt das Wachbuch in einer übersichtlichen Ticket-Ansicht dar. Das eingebaute Störungsmanagement, das Beschwerdemanagement und die Besucherverwaltung werden in eigenen Bereichen angezeigt. So haben Sie stets alle wichtigen Informationen im Blick.

Mit EPRO³ ClickMap kann eine unmissverständliche Verortung von Ereignissen, Störungen und Aufgaben auf hinterlegten Karten und Plänen erfolgen.

Sämtliche Daten des Wachbuchs lassen sich differenziert als PDF-Berichte ausgeben und können mit dem Namen und Logo Ihres Unternehmens versehen werden. EPRO³ Guardbook kann Berichte auch turnusmäßig automatisch erstellen und als Email versenden.

Mehr Infos zum Wachbuch

Neben dem Wachbuch bietet Ihnen EPRO³ Guardbook bereits in der Grundausstattung zahlreiche leistungsfähige Werkzeuge für eine umfassende Betreuung Ihrer Aufträge. Klicken Sie auf ein Feature, um mehr zu erfahren:

Störungsmanagement...

Störungsmeldungen werden in EPRO³ Guardbook gesondert im Ticket-System dargestellt und verwaltet. Eine neue Störmeldung wird allen eingeloggten Benutzern deutlich signalisiert. Die Störungsmeldungen werden von Ihnen selbst definiert und können mit detaillierten Email-Benachrichtigungen versehen werden. So können auch Personen informiert werden, welche keinen direkten Zugang zur Software besitzen.

Erfasste Störungen lassen sich mittels EPRO³ ClickMap auf hinterlegten Plänen (Bild- oder PDF-Dateien) präzise markieren und unmissverständlich verorten. Da etwaige Pläne in Email-Benachrichtigungen und Auto-Berichten mit ausgegeben werden können, ist EPRO³ Guardbook auch besonders geeignet, um an ein bestehendes Facility Management zu berichten.

Details zum Störungsmanagement

Besuchermanagement...

Wer ist wo auf dem Gelände? Wer bringt etwas hinein oder nimmt etwas mit heraus? EPRO³ Guardbook beinhaltet ein intelligentes Online Besuchermanagement, welche eine Kontrolle und aktive Steuerung von Besuchsvorgängen auf Ihrem Gelände ermöglicht.

Sie erhalten sofortige Informationen über jeden Besucher auf dem Gelände und haben verschiedene Auswertungsmöglichkeiten über die Besuchsvorgänge.

Details zum Besuchermanagement

Schlüsselbuch...

EPRO³ Guardbook macht Ihnen die Verwaltung aller Arten von Schlüsseln, Karten und anderer Zugangsberechtigungen leicht. Sie sehen nicht nur den Bestand und die Vergabe, sondern auch die Historie der Verwaltung. Denn EPRO³ Guardbook protokolliert alle Arbeitsschritte.

Das Schlüsselbuch verwaltet auch befristete Herausgaben und erstellt übersichtliche Berichte für Ihre Unterlagen.

Mehr zum Schlüsselbuch

Einsatzmittelverwaltung...

EPRO³ Guardbook stellt Ihnen eine kompakte Einsatzmittelverwaltung zur Verfügung. Damit können Sie beispielsweise Ausrüstungsgegenstände verwalten, die Ihnen vom Auftraggeber überlassen werden. Oder auch vermerken, wer von Ihren Mitarbeitern Ausrüstung in Empfang genommen hat.

Detaillierte Auflistungen und PDF-Berichte geben Ihnen jederzeit Aufschluss über die Bestände. Dabei ist die Einsatzmittelverwaltung genauso übersichtlich aufgebaut wie das Schlüsselbuch und ebenso einfach zu bedienen.

Stellplatzverwaltung...

Das eingebaute Programm zur Stellplatzverwaltung erlaubt die Erfassung und Verwaltung von Stellplätzen und Stellflächen auf offenen Geländen oder auf Parkflächen. Auch für Stellplätze kann eine Verortung mittels EPRO³ ClickMap vorgenommen werden.

Unterstützt wird auch die befristete Vergabe. Übersichtliche Berichte gegeben Ihnen jederzeit Aufschluss über die Vergabesituation.

Mehr Infos zur Stellplatzverwaltung

Beschwerdemanagement...

Zunehmend wird ein gesondertes Beschwerdemanagement gefordert, welches diese Vorgänge abbilden, verwalten und weiterleiten kann. EPRO³ Guardbook bietet Ihnen ein eingebautes Management um Beschwerden optimal abzuarbeiten.

Das Beschwerdemanagement umfasst eine eigene Berichtsfunktion, Auto-Berichte und automatische Email-Benachrichtigungen. Es gehört zur Grundausstattung des Systems, kann bei Nichtgebrauch jedoch ausgeblendet werden.

Weiteres zum Beschwerdemanagement

Revier- und Streifendienste...

Sie leisten auch Revier- und Streifendienste? Mit EPRO³ Guardbook erfassen und steuern Sie die Vorkommnisse und Gegebenheiten Ihrer Revier-und Streifenobjekte auch bei großen Auftragsbeständen besonders schnell und effizient. Innerhalb eines oder mehrerer Reviere können für die einzelnen Anfahrtsadressen und Objekte gesonderte Wachbücher und Störungsmanagements geführt werden. Über jedes Objekt kann gesondert oder auch in frei definierbaren Gruppen an den Auftraggeber berichtet werden. Wenn gewünscht auch per turnusmäßig automatisch versendetem PDF-Bericht.

Dem Mitarbeiter im Revierdienst stellt EPRO³ Guardbook eine übersichtliche Listen der einzelnen Revier-Objekte zusammen, welche in individuellen Touren organisiert werden können. Das eingebaute online Fahrtenbuch unterstützt dabei die Verwaltung und Dokumentation von Fahrzeugeinsätzen.

Online Fahrtenbuch...

EPRO³ Guardbook beinhaltet auch ein umfangreiches Online Fahrtenbuch, mit welchem Sie die Einsätze Ihrer Fahrzeuge verwalten und dokumentieren können. Ihre Mitarbeiter können nicht nur den Fahrtzweck und die Kilometer vermerken, sondern auch detaillierte Angaben zum Zustand des Fahrzeuges machen.

In einer eingebauten Fahrzeugverwaltung können alle Arten von Fahrzeugen geführt und deren Vergaben protokolliert werden. Auch die Verwaltung mehrerer Fahrzeugparks ist möglich.

Elektronischer Stundenzettel...

Mit der Dienstzeiterfassung in EPRO³ Guardbook kann jeder Mitarbeiter seine Arbeitseinsätze und Tätigkeiten ab sofort online erfassen. Eine Bestätigungsfunktion durch den Objekt- oder Schichtleiter ermöglicht Ihnen die Kontrolle über die geleisteten Arbeitsstunden und bei Bedarf können Aufträge so konfiguriert werden, dass eine Anmeldung über die Dienstzeiterfassung zwingend erforderlich ist.

Übersichtliche PDF-Berichte dokumentieren die Dienstzeiten und Summieren die Arbeitsstunden unter Berücksichtigung der Pausenzeiten und etwaiger Zuschläge. Natürlich können Sie auch die automatische Berichtsfunktion in EPRO³ Guardbook verwenden, um die angefallenen Arbeitsstunden turnusmäßig in Ihre Verwaltung oder Buchhaltung zu übermitteln, sortiert nach Auftrag und Mitarbeiter.

Details zur Dienstzeiterfassung

Leitzentrale für optimale Übersicht

Desktop
Leit­zentrale

EPRO³ Guardbook integriert eine Online Leitzentrale, in welcher alle geführten Aufträge parallel beobachtet werden können.

Die Ereignisse der Wachbücher, das Besuchs- und das Störungsmanagement werden in der Leitzentrale in jeweils eigenen Bereichen dargestellt. Das schafft Übersicht und Neueingaben fallen sofort ins Blickfeld. Ein eingebautes optisches und akkustisches Meldewesen sorgt dafür, dass allen Mitarbeitern neue Vorkommnisse individuell gemeldet werden. So ist Ihr eingesetztes Personal stets umfassend informiert.

Aufgabenmanagement mit hinterlegtem Kalender

EPRO³ Guardbook besitzt ein leistungsfähiges Aufgabenmanagement für die Verwaltung einmaliger und wiederkehrender Aufgaben. Die Programmierung ist so einfach, wie einen Alarm im Smartphone zu erstellen. Einsatzorte können auf hinterlegten Karten markiert werden und auch Wochentagsmuster wie "Montags und Samstag" oder Intervalle (z. B. "halbjährlich") lassen sich automatisch fortschreiben. Deshalb eignet sich EPRO³ Guardbook auch ideal für die für die Verwaltung von Wartungs- und Prüfterminen.

Zentrale Dateiablage

Die zentrale Dateiablage in EPRO³ Guardbook ermöglicht es, wichtige Dokumente des Auftrags zentral und online zugänglich zu machen. Zu diesen Dateien können Informationen zur Dokumentenführung hinterlegt werden. Durch das EPRO³ Redaktionssystem besteht die Möglichkeit, die Veröffentlichung gezielt zu steuern. Selbstverständlich können auch die einzelnen Wachbucheinträge und Störungsmeldungen mit Bild-, Text-, Audio- oder Videodateien versehen werden.

Ereignisse und Störungen verorten

Mit EPRO³ ClickMap können Sie Ereignisse oder Störungen auf hinterlegten Karten markieren und deren Positionen so unmissverständlich verorten. Als Karten können PDF- oder Bild-Dateien im System hinterlegt werden. EPRO³ Guardbook eignet sich deshalb auch besonders, um direkt an Auftraggeber, technische Dienste oder an ein bestehendes Facility Management zu berichten. Gleichzeitig kann die ClickMap dazu genutzt werden, Ereignisse und deren Häufung aufzuzeigen.
Zahlreiche Werkzeuge für Ihre Auftragsbetreuung

Zahlreiche Werkzeuge
für Ihre Auftragsbetreuung

EPRO³ Guardbook bietet Ihnen eine Vielzahl leistungsstarker Werkzeuge für eine optimale Auftragsgetreuung. Je nach Aufgabenstellung lassen sich die einzelnen Funktionen für jeden verwalteten Auftrag gesondert ein- oder abschalten. Nicht verwendete Programmteile werden ausgeblendet, so dass der Benutzer stets nur die Funktionen sieht, welche er auch tatsächlich benötigt.

Benachrichtigungen und Berichte

Zu jedem Vorkommnis können pro verwaltetem Auftrag Benachrichtigungen per Email hinterlegt werden. Der Empfänger erhält einen detaillierten PDF-Bericht inklusive etwaiger Verortung auf Karten, Fotos oder anderer Dateianhänge. So können auch Personen umgehend informiert und eingebunden werden, welche über keinen direkten Zugang zum System verfügen. Alle im System geführten Daten können jederzeit als PDF-Berichte ausgegeben werden. Dabei kann EPRO³ Guardbook alle Berichte auch ganz automatisch und turnusmäßig an voreingestellte Email-Empfänger versenden.

Durchgängig mandantenfähig

EPRO³ Guardbook ist mandantenfähig aufgebaut und deshalb auch ideal geeignet für den Einsatz über mehrere Standorte hinweg und für größere Auftragsbestände. Darüber hinaus kann das System zeitgleich in mehreren Sprachen eingesetzt werden (multilingual).

Hohe Anpassungsfähigkeit

Im EPRO³ Guardbook spielen die Mitarbeiteranzahl und die technische Ausrüstung keine Rolle. Sie administrieren Ihre Software selbst und können so schnell und flexibel auf Veränderungen reagieren, ohne dass hierdurch Kosten ausgelöst werden.
Redaktionssystem zur Veröffentlichung gegenüber Dritten

Eingebautes
Redaktions­system

Im Rahmen von Bewachungsaufgaben wünschen Auftraggeber zunehmend eine umfassende und zeitnahe Berichterstattung oder benötigen selbst den Zugriff auf Daten, welche vom Bewachungsdienst eingepflegt und verwaltet werden.

Für diese Aufgabenstellungen wurde in EPRO³ Guardbook ein Redaktionssystem integriert. Es ermöglicht ein Login durch Dritte, welche selbst keine Daten eingeben oder verändern sollen. Das Redaktionssystem erlaubt es, nur ausgewählte Einträge zu veröffentlichen. Dies unterstützt ein selektives Reporting und ermöglicht eine Qualitätskontrolle vor der Veröffentlichung.

Der Vorteil: Über das Redaktionssystem kann die gesamte Berichterstattung abgebildet werden - zeitnah und ohne dass eine weitere Aufbereitung der Daten notwendig wird.

Testen Sie
EPRO³ Guardbook

Was nützt das beste Programm, wenn die Bedienung unverständlich ist und eine umfangreiche Einarbeitungszeit oder Schulungen notwendig werden? Deshalb spielt auch das Design einer Software eine entscheidende Rolle.

EPRO³ Guardbook hält sich durchgängig an Standards aktueller und täglich von jedermann genutzter Software für Smartphones und Email-Clients. Eine sorgsam gestaltete und intuitiv funktionierende Benutzeroberfläche erlaubt eine Einarbeitung in nur wenigen Augenblicken. Ein umfassendes Video-Turorial zeigt Ihnen, wie Sie die zahlreichen Möglichkeiten dieses Systems für Ihre Aufgabenstellungen nutzen können.

Überzeugen Sie sich selbst - gerne laden wir Sie und natürlich auch Ihre Mitarbeiter zu einer unverbindlichen und kostenlosen Testphase ein.

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